DigitalSetManager (DSM)
Desarrollo de una plataforma para la gestión 360º de un proyecto cinematográfico.
El reto
La gestión administrativa de una producción cinematográfica implicaba trabajar con numerosas personas, empresas, contratos, proveedores, órdenes de compra, facturas y documentos que debían coordinarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. Parte de estos procesos se apoyaban en una solución FileMaker que había ido siendo adaptada con el tiempo, mientras que otras necesidades se resolvían mediante diferentes aplicaciones de terceros. El resultado era un ecosistema tecnológico fragmentado, con herramientas que no siempre podían intercambiar información entre sí ni compartirla de forma controlada y confidencial.
Esta dispersión obligaba además a realizar manualmente numerosas tareas administrativas que se repetían en cada nueva producción: gestión de documentación, altas y bajas, distribución de información, seguimiento de órdenes de compra, aprobaciones, comunicación entre departamentos o preparación de documentación para empleados y colaboradores. Además del elevado consumo de tiempo, estos procesos incrementaban el riesgo de errores, duplicidades, información desactualizada y una mayor dependencia del conocimiento de las personas encargadas de realizar cada tarea.
En definitiva, el problema no era únicamente disponer de herramientas antiguas, sino la ausencia de una plataforma única capaz de acompañar de manera integral la gestión de una producción audiovisual. La información relacionada con empleados, proyectos, contratos, proveedores y documentación necesitaba convertirse en una fuente de información común, coherente y reutilizable entre todas las áreas de producción.
Lo que construimos
DigitalSetManager transforma este modelo de trabajo en una plataforma digital 360º diseñada alrededor de las necesidades reales de una producción cinematográfica. En un mismo entorno se integran la gestión de recursos humanos y contratación, proveedores y órdenes de compra, distribución documental, intercambio de documentos e imágenes entre departamentos, documentación diaria, mensajería interna y generación de tarjetas de identificación. De esta manera, diferentes áreas del proyecto trabajan sobre una misma información y los módulos pueden compartir datos entre sí.
La solución incorpora además automatización en puntos especialmente costosos para una productora: generación y gestión de contratos, repositorios de documentación del empleado, workflows de aprobación de órdenes de compra, gestión y búsqueda de facturas, distribución automática de documentación según cargos y permisos, listas de distribución actualizadas con las altas y bajas del equipo y envío de documentos personalizados mediante marcas de agua. Todo ello aporta mayor trazabilidad y reduce trabajos repetitivos, errores administrativos y tiempos de gestión.
El principal valor para el sector audiovisual es, por tanto, convertir procesos tradicionalmente dispersos y muy dependientes de tareas manuales en un modelo de gestión digital, centralizado y reutilizable proyecto tras proyecto. Su planteamiento web, responsivo, multidioma, basado en roles y preparado para incorporar nuevos módulos permite que la herramienta evolucione junto con las necesidades de las productoras, convirtiéndose no solo en una aplicación administrativa, sino en una plataforma operativa desde la que coordinar gran parte de la actividad diaria de una producción.