Inteligencia Documental
Desarrollo de una base de inteligencia documental para la preparación de licitaciones y la gestión de obra en una empresa de obra civil.
El reto
La empresa es una constructora con fuerte presencia en obra pública, ferroviaria y de equipamientos, un sector en el que la actividad depende en gran medida de la documentación. Cada licitación exige leer pliegos, proyecto, mediciones y anexos en plazos cerrados, con un riesgo real de exclusión por errores formales. Además, cada obra adjudicada genera un gran volumen de documentación técnica, preventiva y administrativa.
A ello se sumaba la consulta continua de las plataformas de contratación pública. Localizar las licitaciones de interés, descargar su documentación, leerla y estudiarla para decidir si participar era un trabajo manual, repetitivo y sometido a plazos muy ajustados, en el que una publicación no detectada a tiempo suponía una oportunidad perdida. Ante esta necesidad, generamos un "robot" que, de forma recurrente, consulta las plataformas, detecta las nuevas licitaciones, lee y descarga su documentación y la estudia, de modo que el equipo pueda participar en los distintos pliegos con mayor rapidez y mejor información.
El diagnóstico de madurez del dato mostró que la información estructurada, la que reside en el ERP, estaba razonablemente resuelta. Sin embargo, el conocimiento de la empresa vivía en documentos y carpetas. Ahí se concentraban el esfuerzo manual, el riesgo y el valor desaprovechado: lectura y comprobación repetitiva de documentos, búsqueda por nombre de archivo y control manual de vigencias.
La necesidad era, por tanto, ir más allá de una plataforma analítica clásica y convertir los documentos en una fuente de conocimiento consultable, fiable y útil para los equipos de licitación, obra y prevención.
Lo que construimos
El proyecto plantea una base documental común que se conecta a las carpetas existentes, clasifica cada documento por tipo y obra, extrae los datos relevantes y mantiene un índice consultable que siempre remite al documento original, respetando los permisos actuales. Sobre esta base se han definido cinco líneas de trabajo, una por proceso: la vigilancia de licitaciones, con un robot que revisa de forma recurrente las plataformas de contratación pública, detecta las nuevas publicaciones, descarga y lee su documentación y realiza una precalificación; un asistente de preparación de ofertas, con checklist administrativo, índice de memoria, borrador y controles de coherencia; el borrador asistido del Plan de Seguridad y Salud a partir de la oferta, el planning y el presupuesto; un buscador documental de obra en lenguaje natural, con cita del documento de origen; y el control documental CAE y PRL, con extracción de vigencias, estado por empresa y trabajador y alertas de vencimiento.
La solución se apoya en modelos de lenguaje, orquestación de flujos y un índice de búsqueda por contenido, con tecnología abierta y sin licencias recurrentes, y se integra con el ERP, las carpetas de obra y licitación y las plataformas públicas de contratación. Las herramientas actúan como apoyo a los equipos: los resultados son borradores y alertas, y las decisiones técnicas, económicas, preventivas o de acceso a obra quedan sujetas a validación humana.
El valor del proyecto está en transformar la documentación de la empresa en un activo trazable y reutilizable, reduciendo el trabajo manual y el riesgo de errores en cada licitación y en cada obra. Además, la solución es escalable y se integra con los sistemas actuales sin crear procesos paralelos.