Fomento San Sebastián
Desarrollo de un aplicativo para la gestión de reservas en los edificios de alquiler de Fomento San Sebastián.
El reto
La gestión de reservas y estancias de Talent House se realizaba mediante una aplicación desarrollada a medida en 2011 sobre tecnología COBOL. Aunque inicialmente daba respuesta a las necesidades del edificio, el paso del tiempo y la evolución tecnológica habían convertido esta solución en una herramienta difícil de mantener y evolucionar. Además, estaba concebida para gestionar únicamente los 80 apartamentos de Talent House y no estaba preparada para asumir de forma eficiente el crecimiento derivado de la incorporación de EKINN y sus 70 apartamentos adicionales.
La puesta en funcionamiento de EKINN hizo necesario gestionar de manera conjunta 150 apartamentos, diferentes tipologías, zonas comunes, servicios complementarios, reservas, ocupación, contratos, tarifas e incidencias. Mantener procesos separados o apoyados en una tecnología obsoleta dificultaba disponer de una visión global de la disponibilidad, coordinar las entradas y salidas, optimizar la ocupación y gestionar de manera homogénea las personas alojadas en ambos edificios.
A ello se añadían numerosos procesos administrativos y económicos asociados a cada estancia: actualización de tarifas, generación de contratos, gestión documental, facturación, incidencias y consultas. La necesidad era, por tanto, evolucionar desde una aplicación limitada y difícilmente escalable hacia una plataforma capaz de centralizar toda la operativa residencial y acompañar el crecimiento de la estrategia de atracción y retención de talento de la ciudad.
Lo que construimos
El desarrollo plantea una nueva plataforma web centralizada para gestionar de forma conjunta Talent House y EKINN, ofreciendo en una única herramienta la gestión de clientes, disponibilidad, reservas, prerreservas, asignación de apartamentos y servicios complementarios. El sistema proporciona un planificador visual del estado de cada alojamiento —ocupado, libre, limpio, sucio o bloqueado— y permite consultar disponibilidad por fechas y tipología, facilitando una gestión mucho más ágil de los dos edificios.
La plataforma incorpora además automatizaciones directamente orientadas a mejorar la eficiencia operativa: bloqueo automático entre estancias para preparación del apartamento, identificación de fechas de salida para maximizar la ocupación, gestión parametrizable de tarifas, actualización por IPC, generación automática de contratos en varios idiomas, documentación asociada e información económica y previsional. De esta manera se reduce el trabajo manual y se dispone de mayor control sobre cada estancia y sobre el rendimiento global de los edificios.
El valor de la solución trasciende la mera gestión de reservas: proporciona una herramienta específica para infraestructuras residenciales destinadas a atraer y alojar talento, escalable y preparada para integrarse con otros sistemas. Permite transformar la gestión del alojamiento temporal en un proceso digital, trazable y optimizado, facilitando que este tipo de infraestructuras puedan crecer sin que el aumento de plazas implique un incremento proporcional de la carga administrativa.